アカウントの共通化とは！？
皆さん「アカウントの共通化」というのはご存知でしょうか。
これが何なのかというと、kintone契約中のユーザーが、他のkintone環境のゲストスペースにゲストユーザーとして招待されたときにできる設定です。
アカウント共通化をしないと上の図のようにもりもり株式会社のAさんはそれぞれの環境でアカウントが存在してしまいます。
・もりもり株式会社のkintone環境に「ユーザー」として登録されているAさん
・ふぉれすと株式会社のkintone環境に「ゲストユーザー」として登録されているAさん
この場合Aさんは情報を閲覧するにはそれぞれの環境にいちいちログインしなければなりません。
これ、自社のkintone環境にログインさえすれば、もう一方のゲストスペースにはログイン無しでアクセスできたら便利だと思いませんか？
そう、それを解決するのが「アカウント共通化」です！
アカウントを共通化するとどうなるのかということ、こうなります。
先程まで、2つあったAさんのアカウントが共通化されて1つになりました。
こうなると、Aさんが本来自社で使っているもりもり株式会社のkintone環境にログインすることにより、招待されているふぉれすと株式会社のkintone環境内のゲストスペースにも別途ログインすること無く、アクセスできます。
ちなみに
自社のkintone→招待されたゲストスペースへのアクセスは可能ですが、
招待されたゲストスペース→自社のkintoneへのアクセスはできません。
招待されたゲストスペースから自社のkintoneに戻る術はkintone内にはありませんのでお気をつけください。
さて、その他にも料金面でアカウント共通化のメリットはあります。
ただ、少し長くなってしまったのでこの続きはまた次回にしたいと思います。
ゲストスペースってなんだ？？
久しぶりの更新になります。ここ最近全然更新できてなかったです。。。
またほそぼそ更新できればと思っています。
さて、kintoneにはスペースという機能があります。
このスペースは大きく分けて「スペース」と「ゲストスペース」の2つがあります。
「スペース」というのは、社内のkintoneアカウントを持っている人たちで特定のグループを作って、そこでコミュニケーションなどを取る機能です。
つまり、営業部専用のスペースとか、役員専用のスペースとか、社員旅行の幹事だけのスペースを作るとかそういった用途で利用されるものです。
じゃあ「ゲストスペース」は一体どういったものなのかというと、kintoneの利用ユーザーではないユーザーがゲストとして参加ができるスペースです。
お客さんや取引先、協力会社など、社外の人を「ゲストユーザー」として招待して、ゲストスペースという専用の環境でコミュニケーションを取る機能です。
ゲストユーザーは招待されたゲストスペース内の情報のみ閲覧可能です。
注意点としてゲストユーザーは無料ではありませんのでご注意ください。
料金に関してはこちら
スペースの公開／非公開
スペースには公開スペースと非公開スペースがあります。
名前を見ればなんとなくどんなものなのかイメージは湧くかと思います。
読んで字のごとく「公開スペース」はみんなに公開されているスペースです。スペースのメンバーでなくとも、中身が閲覧できるスペースです。
そして、「非公開スペース」とはスペース内のメンバーのみ閲覧できるスペースです。
そのため、スペース外のメンバーは中身はもちろんどのようなスペースがあるのか存在を確認することもできません。
それぞれ、「ふぉれすと」と「森裕太」がメンバーとしてスペースに入っています。
そのため、「ふぉれすと」であれば、公開スペース、非公開スペースどちらもスペース欄に表示されています。
しかしながら、スペースに入っていない「田里」のアカウントでスペース欄を見てみると、公開スペースの営業部しか表示されていません。
これが公開スペースと非公開スペースの違いになります。
